Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewöhnliche Maßnahmen. Die Corona-Pandemie stellt uns hier nicht nur vor eine gesundheitliche, sondern auch vor eine wirtschaftliche Herausforderung. Für viele Unternehmen bedeutet dies unter anderem die Umstellung ihrer üblichen Arbeitsweise.Um die Verbreitung von Covid-19 einzudämmen, waren zahlreiche Unternehmen gezwungen, von heute auf morgen ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse anzupassen beziehungsweise zu digitalisieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen nun, wenn möglich, von zu Hause arbeiten. Für viele ist dies eine große Umstellung, denn der gewohnte und direkte Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen, damit verbundene Meetings wie auch Geschäftsreisen etc., werden nun gänzlich durch einen Bildschirm ersetzt. Unternehmen sowie Mitarbeiter müssen sich mit neuen digitalen Möglichkeiten auseinandersetzen. Zudem müssen sie Arbeitsprozesse, die bislang auf persönlicher Ebene stattgefunden haben, mit digitalen Werkzeugen abbilden.Die Arbeitsgruppe “Digital” des DIRK – Deutscher Investor Relations Verband befasst sich schon lange und intensiv mit dem Thema Digitalisierung – hier speziell für die Aufgaben in den Investor-Relations-Abteilungen. Diese werden durch die aktuelle Gesamtsituation vorangetrieben, nicht erst durch die Debatte über die Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen. Um effektiv und erfolgreich mobil arbeiten zu können, bedarf es grundsätzlichen Regelungen sowie einer transparenten Kommunikation des Unternehmens mit seinen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen. Eine Abstimmung muss dahingehend erfolgen, wie zukünftige Arbeitsleistungen virtuell erbracht und Arbeits- und Geschäftsprozesse umgesetzt beziehungsweise verbessert werden können. Neben den technischen Herausforderungen führt dies bei vielen zu einem erhöhten organisatorischen Aufwand. Hier kann auch ein Umdenken der Geschäftsführung notwendig sein, um sich auf die neuen Arbeitsbedingungen einzustellen und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten.Die digitale Umsetzung spielt hierbei eine wichtige Rolle. Einen guten Plan zu haben reicht hier aber leider nicht aus – man benötigt entsprechende digitale Tools. Es gibt zahlreiche Bereiche bei Investor Relations, in denen der Einsatz von digitalen Tools möglich ist und auch in vielen Unternehmen praktiziert wird. In der “Digital”-Arbeitsgruppe des DIRK prüfen wir laufend, in welchen Bereichen der Einsatz von digitalen Tools sinnvoll und hilfreich ist. Hier ein paar Beispiele für Bereiche, in denen viele Unternehmen bereits auf Digitalisierungsprozesse vertrauen: Audio/Webcast mit Liveübertragung Chat/Messenger E-Mail/Mailing Tools Hauptversammlungs-Tools Internet/Website IR-Blogs IR-Videos (Aufzeichnungen auf der Website) Reporting-Tools für Pflichtveröffentlichungen und Berichterstattungen Roadshow- und Konferenzprogramme Social Media Telefonie und Telefonkonferenzen Video-Conferencing WebinareBei Vonovia haben wir frühzeitig begonnen, unsere Roadshow- und Konferenzaktivitäten virtuell durchzuführen. Die Erfahrungen sind hier durchaus positiv, diese erwiesen sich als zeitsparend und effektiv. Von daher gibt es Überlegungen, auch zukünftig beziehungsweise nach Corona des Öfteren die Möglichkeit der virtuellen Meetings in Anspruch zu nehmen. Das richtige Tool findenDie rasche digitale Umstellung stellt viele Arbeitgeber vor eine große Herausforderung. Welches Tool ist für unser Unternehmen das Richtige? Passt es zu unseren Abläufen, kann die IT das umsetzen, ist es sicher?Es gibt zahlreiche Anbieter, die Tools zur digitalen Zusammenarbeit zur Verfügung stellen. Die Nutzer erhalten damit viele Möglichkeiten für ihre tägliche Arbeit. Es können in virtueller Form Präsentationen abgehalten, Audio- oder Videokonferenzen durchgeführt sowie Dateien oder andere Inhalte geteilt werden. Bei fast allen Tools ist die Nutzung über sämtliche Endgeräte möglich und größtenteils recht unkompliziert.In der Bedienbarkeit gibt es Unterschiede je nach Betriebssystem. iOS und Android auf Mobilgeräten bieten teils unterschiedliche Funktionen im Vergleich zu Desktop-Apps. Insgesamt funktioniert die Technik dabei größtenteils tadellos.Jeder Nutzer digitaler Tools benötigt ein entsprechendes Endgerät und eine funktionierende Breitband-Internetverbindung. In der aktuellen Zeit sind die Internetkapazitäten wegen hoher Nutzerzahlen mitunter überlastet, was dazu führt, dass es bei Videokonferenzen zu Verzögerungen oder Bildübertragungsproblemen kommen kann.Jedes Unternehmen verwendet unterschiedliche Systeme und hat daher abweichende Sicherheitskriterien. Hiermit verbunden sind zahlreiche Firewalls und Einstellungsbeschränkungen der User. Dies führt teilweise dazu, dass man ein Tool, welches ein anderer Nutzer gerne für eine Telefon- oder Videokonferenz verwenden möchte, nicht ausführen kann. Unsere Erfahrungswerte sind, dass Unternehmen hier teilweise mehrere digitale Tools nutzen, um flexibel zu sein.Wie in jeder Branche gibt es auch hier die sogenannten “schwarzen Schafe”. Die firmeninterne IT-Abteilung hat dafür Sorge zu tragen, dass Unternehmensinformationen und sensible Daten geschützt sind und das geeignete Tool hierfür gefunden wird.Unternehmen orientieren sich bei der Auswahl der Werkzeuge häufig an Empfehlungen von Geschäftspartnern, die diese Tools schon länger in Betrieb haben. Wir bei Vonovia nutzen schon seit langer Zeit digitale Tools, mit deren Verwendung sich viele Mitarbeiter sehr gut auskennen. Diese Tools verwenden wir im IR-Bereich für zahlreiche Roadshow- und Konferenzaktivitäten, die seit Corona ausschließlich in virtueller Form stattfinden. Generell ist es empfehlenswert, sich mit seinen Geschäftspartnern auf Tools zu einigen, um eine funktionierende Kommunikation und strukturierte Abläufe untereinander gewährleisten zu können. Für und Wider der UmstellungVorteile: Keine Arbeitswege, keine Staus – kein Stress – für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fängt der normale Alltag mit einem häufig langen und stressigen Arbeitsweg auf den Straßen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln an. Der Arbeitsalltag beginnt durch das Arbeiten von zu Hause aus größtenteils wesentlich entspannter, da dies ausbleibt. Dresscode – zu Hause geht es auch, was den Dresscode betrifft, etwas entspannter zu, sollte aber nicht zu leger sein. Ebenfalls ein schöner Nebeneffekt – die Kosten fürs Tanken des eigenen Fahrzeugs oder teilweise Kosten für öffentliche Verkehrsmittel bleiben derzeit aus. Ruhiges und konzentriertes Arbeiten von Zuhause ist bei vielen Arbeitnehmern möglich. Viele Arbeitgeber sind zunächst von einer geringeren Arbeitsleistung der Mitarbeiter ausgegangen, jedoch erwies sich dies aus mehreren Erfahrungsberichten als gegenteilig. Viele arbeiten sogar mehr als sie müssten. Eine neue Möglichkeit für den Arbeitgeber neue digitale Abläufe, Mechanismen und neue Wege der Arbeitswelt kennenzulernen und diese noch besser umzusetzen. Zahlreiche Unternehmen und Händler dürfen oder durften aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Eindämmung der Corona-Pandemie ihre Filialen oder Läden nicht öffnen. Ohne digitale Tools und E-Commerce bestünde für die Unternehmen keine Möglichkeit, ihre Dienstleistungen anzubieten und ihre Waren zu verkaufen.Nachteile: Mögliche Unterbrechungen I: Ablenkung durch die Familie, private Anrufe von Bekannten und Freunden. Mögliche Unterbrechungen II: Vermischen von Arbeit und privaten Aktivitäten wie privatem Surfen im Internet oder Erledigungen für den Haushalt. Steht zu Hause ein ergonomischer Arbeitsplatz zur Verfügung? Wie kann die Gesundheit der Arbeitnehmer sichergestellt werden? Für manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist es eine große Umstellung und ein damit verbundener hoher Zeitaufwand, mit neuen digitalen Tools umzugehen. Zeiten mit einer geringeren Arbeitsauslastung könnten zum Beispiel dafür genutzt werden, sich tiefer in ein IT-Thema einzuarbeiten oder ein System umzustellen. Erschwerter Informationsfluss – persönliche Gespräche, Meetings oder Zusammenkünfte mit Kolleginnen und Kollegen – formell oder informell – sind für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wichtiges Informationsmittel. Beim mobilen Arbeiten fehlen die “kurzen Dienstwege”. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich auf die Weitergabe wichtiger Informationen verlassen oder diese aktiv erfragen. Dies kann unter anderem zu einer Überflutung des eigenen E-Mail-Postfachs führen. Es kann an Motivation fehlen, den Arbeitsalltag selbst zu gestalten. Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bevorzugen eine vorgegebene Struktur. Das Einhalten geregelter Pausenzeiten wird erschwert, da gewohnte Strukturen und Abläufe wegfallen. Vor allem bei Personen, die alleine leben, könnte durch den fehlenden persönlichen Kontakt zu den Kollegen das Gefühl von Vereinsamung entstehen. Dies könnte verstärkt demotivierend wirken. Ist eine sichere Datenverarbeitung durch die Nutzung von digitalen Tools gewährleistet? Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stellen sich zudem die Frage, ob die Leistungen, die Sie im Rahmen des mobilen Arbeitens erbringen, durch den Arbeitgeber überhaupt gesehen beziehungsweise wertgeschätzt werden. Zudem stellt sich für viele Mitarbeiter, die noch eine Zeiterfassung führen müssen, die Frage, wie die Zeiten tatsächlich zu erfassen sind. Das mobile Arbeiten beziehungsweise Arbeiten von zu Hause aus ist nicht in jedem Beruf möglich, mitunter auch nur mit erheblichen Einschränkungen (beispielsweise im Handwerk). Alternative ÜberbrückungFazit – Jedes Unternehmen muss für sich die beste Umsetzung und Gestaltung der Arbeitsweisen in Zeiten von Covid-19 – und auch darüber hinaus – finden. Mobiles Arbeiten in Verbindung mit einer zunehmenden Digitalisierung stellt in dieser sehr herausfordernden Zeit eine gute und sehr nützliche alternative Überbrückung dar, die ein Weiterführen der Geschäftsprozesse ermöglicht und noch dazu zur Sicherheit und Gesundheit der Menschen beiträgt. Unser Motto könnte heißen – die Krise als Anlass nehmen für die Weiterentwicklung von (Online) Investor Relations. Oliver Larmann, Investor Relations Manager bei Vonovia SE