Das E-Mail-Postfach ersetzt in Unternehmen vielfach den Aktenschrank. Kommunikation findet weitgehend elektronisch statt. Geblieben sind die Verpflichtungen zur Archivierung von rechtlich relevanter Geschäftskorrespondenz. In gerichtlichen Auseinandersetzungen kann es erforderlich sein, die Inhalte der elektronisch geführten Kommunikation zu beweisen. Mangels besserer Kenntnis vertrauen Unternehmen im Zweifel lieber auf die bewährte Praxis und drucken E-Mails aus, um sie zu archivieren oder sie verzichten ganz auf Archivierung. Doch können auch elektronische Archive beweissicher gestaltet werden. – Kann eine elektronische Archivierung genau so rechtssicher gestaltet werden wie die mit Papier? Die Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung sind grundsätzlich wie beim Schriftstück: Authentizität und Integrität der elektronischen Datei müssen bewiesen werden. Ist also die Datei wie eine Urkunde echt und ist sie unverändert geblieben? Beides kann mit den heute zur Verfügung stehenden technischen Mitteln erreicht werden. – Welche Möglichkeiten der rechtssicheren Archivierung gibt es? Allen Möglichkeiten ist gemeinsam, dass ein bestimmter Zustand nachvollziehbar konserviert wird. Dies könnte beispielsweise im Wege der unveränderbaren Speicherung auf DVD mit einer besonderen Dokumentation und einer sicheren Verwahrung oder der Speicherung auf speziell zertifizierten Servern erreicht werden. Jede Möglichkeit beinhaltet jedoch spezielle Hürden. In den meisten Fällen erscheint mir die Verwendung von elektronischen Signaturen die beste Lösung zu sein. – Bietet das Signaturrecht einen ausreichenden Rechtsrahmen? Durchaus, zumindest für die technischorganisatorischen Anforderungen an eine Signatur. Das Signaturrecht zeigt den Weg auf, wie der Verwender Beweiserleichterungen in Anspruch nehmen kann. Es kennt drei Stufen, wobei die sicherste Variante die qualifizierte Signatur ist. Zusätzliche Sicherheit bei der Archivierung kann durch eine Kombination mit einem Zeitstempel eines unabhängigen Anbieters erreicht werden. – Welche Chancen und Risiken bringt die Einrichtung einer beweissicheren Archivierung von E-Mail-Dokumenten? Die beweissichere Dokumentation ist unerlässlich. Zudem bietet die elektronische Archivierung Möglichkeiten zur Kostenersparnis. Risiken können sich ergeben, wenn Archive nicht ausreichend sicher sind und dies erst nach Jahren auffällt. – Warum ist die sichere Archivierung von E-Mails für notierte Unternehmen besonders wichtig? Gerade börsennotierte Unternehmen müssen auf eine fälschungssichere wie auch vollständige Speicherung achten. Sie unterliegen hier gesteigerten Compliance-Anforderungen. Es können empfindliche Strafen drohen, wenn bei einer Untersuchung der Finanzaufsicht keine lückenlose Dokumentation relevanter Geschäftsvorgänge möglich ist. – Welche Rechtsvorschriften sind für die elektronische Archivierung zu beachten?Ein Gesetz, welches sämtliche Anforderungen an elektronische Archivierung zusammenfasst, existiert nicht. Maßgeblich ist der Archivierungszweck und unter Umständen die Vorschrift, die zur Archivierung verpflichtet. Entsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen. In Europa gibt es einen einheitlichen Rechtsrahmen. Sie gewährleistet, dass elektronische Signaturen grundsätzlich zulässig sind. Die konkreten Anforderungen an den Nachweis mit elektronischen Signaturen sind länderspezifisch. International fehlt es am einheitlichen Rechtsrahmen. Thomas H. Fischer ist Partner der Sozietät Waldeck Rechtsanwälte in Frankfurt und Herausgeber des Blog www.sourcingout.com.Die Fragen stellte Walther Becker.