Die interne IT-Landschaft vieler Unternehmen basiert auf veralteten Technologien und Prozessen. Managed Services ermöglichen ein Update, das gleichzeitig zu einer schlanken und resilienten Organisation führt. Voraussetzung dafür sind richtig aufgesetzte Kooperationen.

Ist der wahre Digitalisierungsgrad vieler Unternehmen mehr Schein als Sein? Nicht zuletzt angetrieben durch die Covid-19-Pandemie sind viele neue, kundenfreundliche digitale Produkte und Dienste entstanden. Das Außendeck strahlt, doch der Maschinenraum ist noch allzu oft ein Flickenteppich veralteter Technologien und Abläufe. Die wenigsten Unternehmen haben ihre interne IT-Infra­struktur und Prozesslandschaft konsequent modernisiert. Das verwundert erst einmal nicht: Eine ganzheitliche Transformation ist ein enormer Kraftakt, gerade neben dem ohnehin anspruchsvollen Tagesgeschäft. Sie ist jedoch notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich schlanker, agiler und resilienter aufzustellen.

Doch gerade die Digitalisierung ist es, die für diese Herausforderungen neue Möglichkeiten eröffnet – etwa durch Kooperationen und die Auslagerung von Prozessen. Von großer Bedeutung sind dabei Managed Services. Dabei übernimmt ein spezialisierter Dienstleister die Transformation und operative Abwicklung von Prozessen. Ein wichtiger Unterschied zum klassischen, heute nicht mehr zeitgemäßen Outsourcing: Dabei ging es darum, einzelne Glieder von Prozessketten an einen externen Anbieter auszulagern; vorrangig in IT-Bereichen. Mit Managed Services dagegen ist es dank Technologisierung möglich, Prozessketten vollständig, das heißt „end to end“, abzugeben. Und dies nicht mehr nur in IT-nahen Feldern, sondern bei Fachthemen wie der Buchhaltung, im Recruiting, der Cyber-Sicherheit oder rund um Risk & Compliance. Unternehmen können damit Bereiche ihres Maschinenraums sicher und schnell ins digitale Zeitalter katapultieren und gleichzeitig Komplexität innerhalb ihrer Organisation reduzieren.

Managed Services begegnen so zwei zentralen Herausforderungen der Digitalisierung: steigende Komplexität und fehlende Ressourcen. Sie hängen eng miteinander zusammen und führen dazu, dass nur wenige Unternehmen aus eigener Kraft eine ganzheitliche digitale Transformation stemmen können. Um es an konkreten Beispielen zu skizzieren: Zunehmend verschärfte rechtliche Rahmenbedingungen wie zum Beispiel das Lieferkettengesetz konfrontieren Unternehmen innerhalb und außerhalb des Kerngeschäfts mit hochkomplexen Änderungen. Hinzu kommen interne und externe Compliance-Vorgaben, die Spezialwissen sowie Prozessanpassungen erfordern und die Verwaltungskosten erhöhen.

Diese zusätzlichen Anforderungen binden also Ressourcen. Gleichzeitig sind Fachkräfte rar – vor allem, wenn es um moderne Technologien geht. Es wird immer schwieriger, alle nötigen Abläufe in hoher Qualität abzuwickeln und dabei auch noch zu innovieren. Zumal die Risiken steigen: Eine mangelhafte oder gar schlechte Ausführung bestimmter Prozesse kann drastische Konsequenzen haben. So fällt bei Steuerverstößen die Bestrafung für Unternehmen, die kein Tax Compliance Management System betreiben, wesentlich härter aus. Hohe Prozessstandards helfen, diese Gefahr zu verringern.

Managed Services reduzieren nicht nur Komplexität, sondern bieten auch Kosteneinsparpotenziale bei steigender Prozessqualität. Dies mag zunächst überraschen, denn Ausgaben für interne Ressourcen fallen zwar weg, Beiträge für die Inanspruchnahme des Service kommen jedoch hinzu. Die wesentliche Ersparnis ergibt sich aus dem Redesign des jeweiligen Prozesses: Während das klassische Outsourcing einzelne Aufgaben unverändert auslagert, steht bei Managed Services die Prozessverbesserung mit moderner Technologie im Fokus. Wiederkehrende Aufgaben werden zum Beispiel weitestgehend automatisiert. So sinken Aufwände und Risiken, während Standards in der Prozessabwicklung größere Sicherheit verschaffen.

Managed Services gehen damit auch einen Schritt weiter als reine Software-as-a-Service-Lösungen. Der Managed Service Provider sorgt dafür, dass der Prozess effizient, sicher und mit einem hohen Automatisierungsgrad abgewickelt wird – sei es die Berechnung steuerrelevanter Kennzahlen oder der Betrieb eines Hinweisgebersystems nach der EU-Whistle­blower-Richtlinie. Gleichzeitig behält das Unternehmen aber die Kontrolle über den Gesamtprozess. Das Modell ist im Kern kooperativ: Ein internes Team arbeitet in der Regel gemeinsam mit einem externen Team an der Umsetzung, beide legen gemeinsame Ziele fest und teilen Risiken und Erfolge.

Grundsätzlich ist das Modell für Bereiche prädestiniert, bei denen ein hoher Automatisierungsgrad gefordert ist und die ein hohes Technologiepotenzial bieten. Besondere Entlastung ergibt sich in Domänen, die mit neuen Vorschriften und komplexer Regulatorik konfrontiert sind, in denen Personal fehlt, oder in denen die Arbeitslast starken Schwankungen unterliegt.

Der Umfang der Auslagerung reicht von einzelnen Funktionen bis hin zu kompletten Wertschöpfungsketten. Entscheidend für die Ausgestaltung der Partnerschaft sind aber die Fähigkeiten des Dienstleisters. Um Managed Services verlässlich zu gewährleisten, müssen sie Fachexpertise und Prozess-Know-how mit State-of-the-Art-Technologien kombinieren.

Klar ist: Mittelfristig kann es sich kaum ein Unternehmen leisten, die Modernisierung der IT-Infrastruktur zu versäumen. Im Wettbewerb gewinnen diejenigen, die eine ganzheitliche Transformation mit einem hohen Technologiegrad und optimierten Prozessen umsetzen. Nur so gelingt es, sich im Wettbewerb effizient und resilient aufzustellen.